Télétravail : 5 clés pour bien manager vos alternants à distance

Vous avez terminé votre sourcing, fait passer vos entretiens et vous avez sélectionné un ou plusieurs profils en alternance. Parfait ! Vous venez de recruter un alternant ! Il ne vous reste qu’une chose à faire : préparer leur arrivée et intégrer vos nouveaux salariés. C’est la phase d’onboarding qui commence, et vous constatez que ce n’est pas une tâche aisée. Si l’onboarding en présentiel est déjà une épreuve, cette tâche relève du défi à distance. 

Pourtant, elle permet à vos futurs salariés de s’imprégner de la culture d’entreprise, de s’intégrer les membres de l’équipe, et de réaliser correctement les tâches qui lui sont assignées. 

Autre grande difficulté : comment manager et évaluer, dans un contexte de travail à distance, des alternants fraîchement arrivés au sein de votre entreprise ? 

Voici  5 conseils pour manager et onboarder efficacement vos alternants à distance.

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Mode d’emploi : onboarding et management des alternants à distance

Si cela peut paraître évident, il n’y a rien de plus compliqué pour un salarié à distance de commencer sa première journée d’entreprise avec du matériel défectueux, des accès qui ne fonctionnent pas ou une connexion internet quasi inexistante. Côté IT et outils technologiques, l’onboarding à distance représente un vrai défi. Voici quelques conseils pour vérifier le bon fonctionnement du matériel et des outils pendant la période d’onboarding :

# L’onboarding liée à la logistique

• Disposer d’une architecture IT en SAAS, si cela est nécessaire, ou avoir un système de VPN en place,
• Vérifiez l’état de la connexion internet du lieu du télétravail de votre alternant,
• Envoyez l’équipement informatique avant le début du contrat en vous assurant qu’il a bien été reçu par votre salarié, 
• Fournissez les codes d’accès, les identifiants nécessaires pour se connecter aux différents outils,
• Prévoir une session de découverte des outils en visioconférence pour la prise en main, et fournir un document récapitulatif,
• Demandez à votre alternant de personnaliser son profil sur ses différents comptes avant de débuter son premier jour : photos, pseudo, biographie de présentation. Cela a pour but de le présenter à ses nouveaux collègues de travail.

Vous devez faire en sorte que votre nouvel arrivant se sente “attendu”, et puisse travailler dans les meilleures conditions

# L’onboarding lié à l’aspect humain et social

La rencontre avec les autres membres de l’équipe est une étape importante dans l’intégration de votre nouvel alternant. C’est encore plus le cas à distance, car le télétravail apporte parfois un sentiment d’isolement chez certains collaborateurs.

Quelques idées de ce que vous pouvez mettre en place pour présenter votre nouveau collaborateur à l’ensemble de l’équipe :

•  Une visioconférence avec chaque membre de l’équipe : prévoyez 15 à 30 minutes d’échange avec chaque salarié, afin que votre alternant puisse découvrir le métier de chacun et échanger sur des projets communs.

•  Attribuer un parrain : le parrain est une personne qui est déjà dans l’entreprise et qui devra partager la culture de l’entreprise. Votre alternant en télétravail pourra développer une relation privilégiée avec cette personne.

•  Soignez les petites attentions : renforcez le sentiment d’appartenance. N’hésitez pas à envoyer votre “pack de bienvenue” par la Poste à votre nouvel alternant (mug avec le logo de l’entreprise, masques, stylo, sweat-shirt, etc.).

•  L’organisation de réunions d’équipe hors travail : n’hésitez pas à mettre en place des jeux, des e-cafés, pour permettre à l’alternant de découvrir des personnes provenant d’équipes différentes.

•  Mettez l’accent sur l’humain. La rencontre avec les autres membres de l’équipe permet à l’alternant de se familiariser avec ses différents interlocuteurs, partager les valeurs communes et éviter l’isolement social.

# L’onboarding sur les premiers projets et objectifs à atteindre

N’attendez pas forcément que votre alternant soit complètement formé pour être intégré sur des projets. Chaque victoire, même petite,  sera pour lui l’objet d’une nouvelle motivation. La pire chose à faire est de mettre votre alternant, qui est déjà en télétravail, en formation à 100%. N’oubliez pas qu’il a aussi ses périodes de cours à distance, qui sont déjà difficiles à suivre. Il risquerait de se sentir rapidement démotivé.

Attribuez lui des tâches dans son expertise, adaptez l’importance des objectifs  qu’il pourra tenter d’atteindre rapidement après son arrivée. C’est aussi le moyen pour vous d’évaluer ce nouveau télétravailleur (et de mettre fin ou non à sa période d’essai).

Manager vos alternants et stagiaires en télétravail

L’onboarding de votre apprenti est terminé, il a passé sa période d’essai avec brio. On rentre à présent dans le vif du sujet : manager au quotidien votre nouvelle recrue. 
De quelle manière pouvez-vous organiser ses tâches ? Comment continuer à motiver et encadrer ses troupes par écrans interposés ? Voici quelques conseils.

# Pensez “atteinte des objectifs” et non “flicage"

Votre alternant travaille à distance, et c’est difficile pour vous de suivre son activité de la journée. Pourtant, la confiance que vous donnez à vos employés ne doit pas faiblir, même si leur bureau n’est plus face au vôtre.

Quelles solutions s’offrent alors à vous ? 

• Définissez des  objectifs à atteindre, 
• Donnez des  deadlines,
• Demandez  des livrables, quand cela est possible,
• Utilisez des  plateformes spécialisées dans la gestion des tâches et des ressources humaines :

#BambooHR : une plateforme de ressources humaines pour évaluer et récompenser ses équipes une tâche après l’autre.

#Teamwork, Asana,Trello, Click up : des logiciels de gestion de projet, permettant de définir les objectifs et les deadlines, les personnes assignées à telle ou telle mission, et l’état d’avancement de celles-ci.

# La communication est la clef, même à distance

Lorsque l’on est face à face, il est plus facile de transmettre des informations, les émotions et de communiquer de manière générale. Attention au quiproquos ou aux malentendus qui peuvent surgir lors du travail à distance.

Privilégiez les échanges de vive voix (téléphone, visioconférence…) pour faire un point  sur l’avancée d’un projet, le retour d’un rendez-vous client, ou tout simplement évaluer l’humeur et la satisfaction de votre alternant au travail. Une réunion par semaine avec toute l’équipe peut tout à fait suffir.
Parvenez à maintenir une vie d’entreprise, mais attention cependant à ne pas tomber dans la réunionite aiguë ! 

Vous le constatez certainement, le télétravail demande un management repensé. Mettez en place de nouveaux process, fixez des objectifs, et communiquez avec vos salariés.

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